规章制度
 
 
 
泰山学院档案查借阅制度

泰山学院档案查借阅制度

  

档案是党和国家的宝贵财富,档案的利用工作,是整个档案工作的重要环节之一,也是档案工作的根本目的,为使档案提供利用有章可循,确保档案安全,特制定档案查借阅制度。

一、本单位工作人员因工作需要查阅利用本室开放的档案资料,须经综合档案室同意,办理登记手续,外单位人员须持单位介绍信及个人有效证件。利用本室保密档案、未开放档案,必须持有上述证件外,经单位领导批准和综合档案室同意后方可查阅。

二、  利用他人限制利用的科研档案,本课题组成员凭本人证件到档案室调阅;非本课题组成员,须经课题负责人或本人的同意并签字后方可查阅。

三、 查阅学生、学籍档案,须持个人有效证件以及毕业证、学位证书到档案室,档案室对有关材料进行审核后提供相应的查借阅服务,并加盖档案室公章,由教务处出具学籍证明。

四、利用者查阅利用档案资料,须如实填写“档案查阅利用登记簿”,以便搞好档案利用工作和管理工作。

五、涉密档案资料一般只限于档案室内查阅。特殊情况需借出时,必须由借阅部门负责人亲自出具证明并经院长办公室领导同意。借阅时间原则上不得超过三天,逾期又没有办理续借手续不还者,要通知其本部门负责人令其改正。

六、 借阅档案者应对所借档案的保密、安全、完整负责。不得转借他人,不得随意涂改、圈画,不得拆卷,不得增、删档案内容或污损档案,不得丢失,不得失密、泄密。如有上述违规情况,将视情节轻重,依法严肃处理。

七、 利用者需要摘抄、复印档案资料,在说明利用档案目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;保密档案、未开放档案,不准摘抄、复印。

八、 档案资料利用完毕后,利用者要将所利用的档案资料交档案室工作人员清点、检查,办理归还手续。

九、 电话查询档案,只限查询一般问题,由综合档案室代为查找并回电查询者,同时进行登记,查询者要求将材料寄往查询单位,必须凭介绍信,并经院长办公室领导同意方可办理。



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